Ketika Semua Masalah Karyawan Masih Berakhir di Meja Owner
Di awal membangun sebuah bisnis, mayoritas keputusan terkait karyawan masih dapat dilakukan secara langsung oleh owner.
Ketika ada karyawan yang datang terlambat, owner dapat langsung mengingatkan. Ketika hasil kerja belum sesuai harapan, percakapan dapat dilakukan secara personal. Ketika terjadi masalah dalam tim, penyelesaiannya sering kali cukup melalui komunikasi langsung.
Cara ini sangat wajar terjadi ketika organisasi masih berada pada tahap awal pertumbuhan.
Kedekatan antara pemilik bisnis dan karyawan sering menjadi kekuatan tersendiri. Keputusan dapat dibuat dengan cepat karena owner memahami hampir seluruh aktivitas yang terjadi di dalam bisnis.
Namun ketika bisnis mulai berkembang, situasinya berubah. Jumlah karyawan bertambah, struktur organisasi mulai terbentuk, peran leader mulai bertambah, dan kompleksitas pekerjaan meningkat. Pada titik ini, cara lama mulai menghadapi keterbatasan.
Owner tidak lagi dapat mengetahui seluruh aktivitas karyawan setiap hari. Standar kerja yang sebelumnya dipahami melalui kebiasaan mulai sulit diterapkan secara konsisten.
Pertanyaan yang kemudian muncul bukan hanya:
“Bagaimana membuat karyawan lebih disiplin?”
Tetapi:
“Apakah perusahaan sudah memiliki sistem yang membantu talenta memahami standar kerja yang diharapkan?”
Ketika Masalah Disiplin Bukan Hanya Masalah Karyawan
Salah satu tantangan yang sering muncul ketika perusahaan berkembang adalah persoalan kedisiplinan.
Owner atau manajemen mulai merasa harus mengingatkan hal yang sama berulang kali.
Karyawan terlambat masih terjadi meskipun sudah pernah disampaikan. Proses kerja tidak selalu berjalan sesuai ekspektasi. Beberapa leader menerapkan standar yang berbeda terhadap timnya masing-masing.
Dalam kondisi seperti ini, organisasi sering langsung melihat masalah dari sisi individu:
“Kenapa karyawan tidak mengikuti aturan?”
Pertanyaan tersebut memang penting. Namun perusahaan juga perlu melihat sisi lainnya:
Apakah aturan dan ekspektasi tersebut sudah diterjemahkan menjadi sistem yang jelas?
Disiplin dalam organisasi tidak hanya dibangun melalui teguran. Disiplin juga terbentuk melalui kejelasan mengenai standar kerja, tanggung jawab, proses kerja, serta bagaimana organisasi memberikan respons ketika standar tersebut tidak terpenuhi.
Misalnya:
- Apakah jam kerja, fleksibilitas, dan konsekuensi pelanggaran sudah dipahami secara konsisten oleh seluruh karyawan?
- Apakah job description benar-benar menggambarkan tanggung jawab dan batas kewenangan setiap posisi, atau masih ada area yang tumpang tindih?
- Ketika terjadi pelanggaran atau target tidak tercapai, apakah respons leader konsisten, atau bergantung pada siapa yang memimpin?
Ketika hal-hal tersebut belum tersedia, organisasi dapat mengalami situasi di mana aturan sebenarnya sudah pernah disampaikan, tetapi belum menjadi sistem yang berjalan.
Perusahaan yang bertumbuh membutuhkan lebih dari sekadar peran yang mengingatkan aturan. Perusahaan membutuhkan sistem yang membantu talenta menjalankan aturan tersebut secara konsisten.
Dari Owner yang Mengingatkan Menjadi Sistem yang Mengarahkan
Pada tahap awal, banyak perusahaan berjalan dengan pendekatan yang sangat bergantung pada individu tertentu, terutama owner.
Arahan diberikan secara langsung. Keputusan dibuat berdasarkan pengalaman. Masalah diselesaikan ketika muncul.
Pendekatan ini dapat efektif pada skala tertentu.
Namun ketika organisasi semakin besar, perusahaan membutuhkan cara kerja yang tidak hanya bergantung pada siapa yang sedang mengingatkan atau siapa yang sedang mengambil keputusan.
Organisasi perlu membangun sistem.
Sistem bukan berarti birokrasi yang rumit atau menambah banyak aturan. Sistem berarti menciptakan cara kerja yang membuat karyawan memahami:
- apa yang menjadi tanggung jawabnya;
- standar kerja yang diharapkan;
- bagaimana keputusan dibuat;
- bagaimana kinerja dievaluasi;
- bagaimana organisasi mengembangkan para talenta
Tujuannya bukan menggantikan peran owner.
Justru sistem yang baik membantu owner agar tidak harus terus-menerus turun tangan pada hal yang sama.
HR yang Dibutuhkan Perusahaan Berevolusi Seiring Pertumbuhan Bisnis
Idealnya, HR tidak hanya dibangun untuk menjawab kebutuhan perusahaan hari ini, tetapi juga dipersiapkan untuk mengantisipasi kebutuhan ketika bisnis berkembang. Sejak awal, perusahaan perlu memiliki gambaran mengenai sistem, proses, dan kapabilitas HR yang nantinya dibutuhkan ketika organisasi semakin besar dan kompleks.
Namun, tidak semua perusahaan memiliki sumber daya, struktur, atau kapasitas untuk membangun seluruh fungsi HR tersebut sejak awal. Perusahaan yang baru berkembang tentu memiliki prioritas yang berbeda dengan organisasi yang sudah memiliki ratusan karyawan.
Karena itu, yang penting bukan memaksakan seluruh sistem HR untuk tersedia sejak awal, tetapi memastikan fungsi HR yang paling esensial sudah dibangun terlebih dahulu, sambil secara bertahap mempersiapkan organisasi untuk kebutuhan di tahap berikutnya.
Secara praktis, perjalanan pengembangan HR dapat dilihat melalui tiga tahap:
Survive
Pada tahap awal, fokus perusahaan adalah memastikan bisnis berjalan.
Kebutuhan HR biasanya berkaitan dengan fondasi dasar seperti administrasi karyawan, payroll, aturan kerja, dan dokumentasi.
Tujuannya adalah menciptakan keteraturan agar operasional dapat berjalan.
Grow
Ketika bisnis berkembang, perusahaan membutuhkan proses yang lebih konsisten.
Mulai dibutuhkan struktur organisasi yang jelas, pembagian peran, proses rekrutmen yang lebih terarah, evaluasi kinerja, dan pengembangan karyawan.
Perusahaan mulai bergerak dari pengelolaan yang reaktif menuju sistem yang lebih terstruktur.
Scale
Ketika organisasi semakin besar, HR perlu semakin terhubung dengan arah bisnis.
Kebutuhan dapat berkembang menjadi perencanaan tenaga kerja, pengembangan leader, talent management, succession planning, hingga penguatan budaya organisasi.
Pada tahap ini, HR membantu perusahaan mempersiapkan kebutuhan masa depan, bukan hanya menyelesaikan masalah hari ini.
HR yang matang bukan berarti memiliki sistem paling banyak.
HR yang matang adalah HR yang kemampuannya sesuai dengan tahap perkembangan organisasinya.
Sebelum Mengambil Langkah, Pahami Kondisi HR Saat Ini
Ketika berbagai masalah muncul seiring pertumbuhan bisnis, perusahaan sering kali terdorong untuk segera melakukan perbaikan.
Membuat SOP baru. Menambah training. Menggunakan sistem baru. Merekrut tenaga HR tambahan.
Namun, sebelum mengambil langkah tersebut, penting untuk berhenti sejenak dan memahami:
Saat ini, sebenarnya kondisi HR perusahaan berada di tahap mana?
Apakah struktur organisasi sudah mendukung kebutuhan bisnis? Apakah proses HR sudah berjalan konsisten? Di mana gap yang paling menghambat perusahaan berkembang?
HR maturity assessment membantu organisasi melihat kondisi HR secara lebih objektif, memahami area yang perlu diperkuat, dan menentukan prioritas pengembangan.
Bukan untuk mencari sebanyak mungkin kekurangan, tetapi untuk memastikan langkah berikutnya benar-benar relevan dengan kebutuhan organisasi.
Menentukan Prioritas HR untuk Mendukung Pertumbuhan Bisnis
Banyak owner sebenarnya sudah memiliki gambaran mengenai arah bisnis yang ingin dibangun.
Tantangannya muncul ketika pertanyaan berubah menjadi:
“Apa yang perlu dibangun dari sisi people agar bisnis dapat bergerak ke arah tersebut?”
Salah satu pendekatan yang dapat membantu menjawab pertanyaan tersebut adalah Human Capital Maturity Index (HCMI).
HCMI merupakan pendekatan yang dikembangkan Human Care Consulting untuk membantu organisasi memahami kondisi HR saat ini, mengidentifikasi area yang perlu diperkuat, serta menentukan prioritas pengembangan yang paling relevan dengan tahap pertumbuhan bisnis.
Melalui proses ini, perusahaan dapat melihat:
- apakah fondasi HR sudah cukup mendukung pertumbuhan;
- area mana yang perlu menjadi prioritas;
- kapabilitas apa yang perlu dibangun;
- langkah pengembangan apa yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Karena setiap perusahaan berada pada tahap pertumbuhan yang berbeda, solusi HR yang tepat bukan selalu yang paling kompleks.
Solusi yang tepat adalah solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi saat ini.
Jangan Tunggu People Problem Menjadi Business Problem
Pertumbuhan bisnis membawa banyak peluang.
Namun pertumbuhan juga membawa tantangan baru dalam mengelola manusia di dalam organisasi.
Sistem yang cukup untuk perusahaan dengan 20 orang belum tentu cukup ketika perusahaan berkembang menjadi 100 orang.
Cara mengelola karyawan yang dulu efektif belum tentu tetap relevan ketika struktur, peran, dan kompleksitas bisnis berubah.
Karena itu, perusahaan tidak perlu menunggu masalah people menjadi hambatan bisnis untuk mulai membangun sistem HR yang lebih matang.
Langkah awal dapat dimulai dengan memahami kondisi saat ini, melihat kebutuhan organisasi, lalu menentukan prioritas pengembangan yang paling berdampak.
Pada akhirnya, bisnis yang bertumbuh membutuhkan lebih dari sekadar tambahan jumlah karyawan.
Bisnis membutuhkan cara yang lebih baik dalam mengelola talenta.
Seberapa siap sistem HR perusahaan Anda mendukung tahap pertumbuhan berikutnya?
Melalui Human Capital Maturity Index (HCMI), Human Care Consulting membantu organisasi memetakan kondisi HR saat ini dan menentukan area pengembangan yang perlu menjadi prioritas.
